Ab Lindell Flowers Oy:n, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:n ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:n   – Tietosuojaseloste

Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) mukainen asiakasrekisterin tietosuojaseloste.

  1. REKISTERINPITÄJÄT

Ab Lindell Flowers Oy (Y-tunnus: 0179076-1)
Koppisentie 3
67600 Kokkola

Lindell Flowers Chainsales Oy Ab (Y-tunnus: 2497453-9)
Koppisentie 3
67600 Kokkola

Lindell Flowers Shop Oy Ab (Y-tunnus: 2497460-0)
Koppisentie 3
67600 Kokkola

www.lindellflowers.fi

 

  1. REKISTERIASIOISTA VASTAAVA YHTEYSHENKILÖ

Heidi Kivilompolo, toimitusjohtaja

heidi@lindellflowers.fi

+358 40 832 8980

                                                                                                                                                

  1. REKISTERIN NIMI

Ab Lindell Flowers Oy:n, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:n ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:n asiakas- ja markkinointirekisteri

 

  1. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Henkilötietoja käsitellään asiakasrekisterin osalta tilaukseen, myyntitapahtumaan ja markkinointirekisterin osalta suostumukseen perustuvan perusteen pohjalta.

 

  1. KÄYTTÖTARKOITUS

Asiakasrekisterin ja markkinointirekisterin käyttötarkoituksena on asiakkaan tilausten arkistointi ja käsittely, tilastointi sekä asiakassuhteen kokonaisvaltainen hoitaminen. Markkinointirekisterin käyttötarkoituksena on viestintä, tiedottaminen ja erilaiset kohdennetut suoramarkkinointitoimet kuten sähköpostikirjeet, soitot tai muut rekisteröidyn toivomat yhteydenottotyypit. Asiakasrekisteriä käytetään myös Ab Lindell Flowers Oy:n, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:n ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:n toimintojen kehittämiseen, tilastointiin sekä raportointiin ja palvelun laadun varmistamiseen. Henkilötietoja käsitellään henkilötietolain (523/99) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) sallimissa ja edellyttämissä rajoissa ja tavoilla.

 

  1. REKISTERIEN TIETOSISÄLTÖ

Henkilörekisterit sisältävät seuraavia tietoja:

  • Yrityksen ja/ tai henkilön etu- ja sukunimi, käynti- ja postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, mahdollinen kotisivujen nettiosoite, yleisesti saatavilla olevat luokittelutiedot
  • Tiedot markkinoinnin luvista ja kielloista
  • Henkilöiden itsensä antamat lisätiedot
  • IP-osoitetieto tai muu palvelun kautta saatava tunniste
  • Asiakaspalautetiedot sekä asiakaspalvelun keräämät tiedot
  • Tilaus-, laskutus-, maksu- ja toimitustiedot
  • Kaupanteon toteutumiseen ja kohteeseen liittyvät tiedot
  • Evästäiden kautta kerättävät tiedot
  • Rekisteriin sisältyvät myös tiedot rekisteröidyn tekemistä yhteydenotoista ja niiden vaiheista.

 

  1. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Ab Lindell Flowers Oy:n, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:n ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:n asiakasrekisterit ja asiakkuudenhallintajärjestelmät. Sopimussuhteessa olevat yhteistyökumppanit ja jälleenmyyjät siltä osin, kuin tietolähteen tiedot ovat Ab Lindell Flowers Oy:lle, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:lle ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:lle kuuluvia. Julkiset verkkosivut. Ulkoiset palveluntarjoajat. Asiakaspalveluiden tuottamat tiedot käytettyjen palvelujen osalta käsittäen myös ulkopuolisen järjestelmätoimittajan vakioimat tiedot ja tietojoukot. Asiakkaalta itseltään kerätyt tiedot.

 

  1. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET JA TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Asiakasrekisterin tiedot ovat Ab Lindell Flowers Oy:n, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:n ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:n sekä sopimussuhteessa olevien yhteistyökumppaneiden ja jälleenmyyjien käytössä niiltä osin, kuin toiminta sitä vaatii. Henkilötietoja ei luovuteta missään olosuhteissa toiminnan ulkopuolisille tai yhteistyökumppaneiden omaan käyttöön, ellei perintään tai laskutukseen liittyvä asia tai lainsäädännön velvoite sitä vaadi. Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, kuten poliisille, heidän tekemänsä yksilöidyn pyynnön osalta siinä laajuudessa, mitä pyyntö koskee. Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä asiakasrekisterin tietoja myydä missään yhteydessä.

Ab Lindell Flowers Oy, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab ja Lindell Flowers Shop Oy Ab luovuttaa tietoa organisaatioidensa ulkopuolelle vain perustellusta ja liiketoiminnan kannalta välttämättömästä syystä.

  • Ab Lindell Flowers Oy:n, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:n ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:n kanssa sopimussuhteessa olevat yhteistyökumppanit ja jälleenmyyjät siltä osin, kuin asiakaspalvelun laadun sekä toimituksen varmistamiseksi sekä riittävän tilastoinnin mahdollistamiseksi on tarpeellista
  • Tilitoimisto siltä osin, kuin taloudellisen seurannan osalta on tarpeellista

Luovutettavan tiedon osalta Ab Lindell Flowers Oy:llä, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:lla ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:lla on voimassa olevat ja kirjalliset sopimukset luovutuksen vastaanottavien tahojen kanssa luovutettavan tiedon asianmukaisesta käytöstä henkilötietolain (523/1999) 10 §:n ja 24 §:n sekä EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (679/2016) perusteella.

 

  1. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Henkilötietojen käsittelyssä Ab Lindell Flowers Oy:ssä, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:ssa ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:ssa sekä Ab Lindell Flowers Oy:n, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:n ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:n käyttämien järjestelmätoimittajien osalta noudatetaan hyvää tiedonhallintatapaa ja tietosuojalainsäädännön mukaista huolellisuus- ja suojaamisvelvoitetta.

Käsittelyssä toteutetaan tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä.

Henkilötietoihin pääsy on vain niillä henkilöillä, joiden on työtehtävissään tarpeellista käsitellä henkilötietoja ja joiden Ab Lindell Flowers Oy, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab ja Lindell Flowers Shop Oy Ab työnjohdollisista syistä osoittaa tehtäviä hoitamaan.

Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tarvittavien teknisten keinojen avulla suojattuja. Paperimuodossa olevat tiedostot säilytetään lukituissa tiloissa.

Ab Lindell Flowers Oy:n, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:n ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:n henkilökuntaa sitoo salassapito- ja vaitiolovelvollisuus kaiken käsittelemänsä tiedon osalta.

 

  1. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA JA SÄILYTYSKRITEERIT

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta. Tietojen poistoajat ja poistamiskäytännöt määritellään ja vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot poistetaan toimituksen, takuun- ja perustellun tarpeellisuuden perusteella. Yksittäisiä tietoja voidaan säilyttää perustellusta syystä myös säilytysajan päättymisen jälkeen ns. todentamisen näkökulmasta. Ab Lindell Flowers Oy:n, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:n ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:n liiketoiminnassa henkilötietojen säilyttämisvelvollisuus määräytyy myös lainsäädännön perusteella taloushallinnon osalta.

 

  1. EVÄSTEET JA LIITÄNNÄISET

Ab Lindell Flowers Oy, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab ja Lindell Flowers Shop Oy Ab käyttää verkkosivuillaan www.lindellflowers.fi evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja.

Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä. Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa.

Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.

Evästeiden avulla kerätään seuraavanlaisia tietoja:

  • vierailijan IP-osoite
  • vierailun ajankohta
  • selatut sivut ja sivujen katseluajat
  • vierailijan selain

Ab Lindell Flowers Oy:n, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:n ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:n sivuilla vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen. Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

Sosiaalisen median liitännäiset

Ab Lindell Flowers Oy:n, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:n ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:n sivustoilla on linkkejä kolmannen osapuolen verkkosivustoihin sekä ns. sosiaalisen median liitännäisiä (esim. Facebookin, LinkedInin ja Instagramin yhteisöliitännäisiä). Sosiaalisen median liitännäisten käyttäminen voi lähettää tunnistettavaa tietoa kyseisille sosiaalisen median palveluntarjoajille. Liitännäisen avatessasi saatat sallia kolmansien osapuolten internetsivujen evästeiden tallentumisen tietokoneellesi, jolloin näiden hallinnoijat voivat seurata sivun käyttöä, mikäli olet kirjautunut kyseisen palveluntarjoajan sosiaaliseen mediaan. Näihin sivustoilla oleviin kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kolmannen osapuolen yksityisyys-, käyttö- ja muita ehtoja. Ab Lindell Flowers Oy:llä, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:lla ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:lla ei ole määräysvaltaa tällaisiin kolmansien osapuolten internetsivuihin, eikä Ab Lindell Flowers Oy, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab ja Lindell Flowers Shop Oy Ab ole vastuussa mistään niillä julkaistusta materiaalista tai niiden käytöstä.

 

  1. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa Ab Lindell Flowers Oy:n, Lindell Flowers Chainsales Oy Ab:n ja Lindell Flowers Shop Oy Ab:n ylläpitämiin rekistereihin tallennetut henkilötietonsa. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti henkilötunnuksella varustettuna ja allekirjoitettuna rekisterin edellä kerrotulle yhteyshenkilölle tai yritysten viralliseen postiosoitteeseen (Kasvihuoneentie 14, 67500 Kokkola). Tarkastuspyyntö voidaan esittää myös rekisterinpitäjän luona käyntiosoitteessa (Koppisentie 3, 67600 Kokkola). Saatavan selvityksen perusteella:

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevien virheellisten tietojen oikaisua.

Rekisteröidyllä on oikeus poistaa häntä koskevat henkilötiedot rekisteristä sekä pyytää niiden siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Oikeus ei koske tietoja, minkä säilyttämiseen kohdistuu muu lainsäädännöllinen velvoite.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen käyttäminen suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen.

Rekisteröidylle voidaan osoittaa sähköistä suoramarkkinointia edellyttäen, että rekisteröity on antanut siihen suostumuksensa. Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumus lähettämällä sähköpostia osoitteeseen heidi@lindellflowers.fi.

Mahdolliset erimielisyyden ratkaistaan ensisijaisesti neuvottelemalla rekisteröidyn kanssa. Rekisteröidyllä on oikeus saattaa henkilötietojen käsittelyä koskeva asia myös tietosuojaviranomaisen tutkittavaksi.